Für jeden Firmenchef eine Schreckensvision: Sie kommen morgens nichtsahnend ins Büro und vor Ihrer Tür stehen unangemeldet Kontrolleure des Finanzamts.
Dipl. Sozw. Mareike Holst von der Steuerberatungsgesellschaft Commerz Kontor
Das muss nicht zwangsläufig gleich die Steuerfahndung sein. Häufig sind es vielmehr ganz normale Beamte, die einen Blick auf die für die Umsatzsteuer relevanten Dateien, Unterlagen und Geschäftspapiere Ihres Unternehmens werfen wollen.
Nicht selten gerät ein Unternehmen ganz ohne eigenes Zutun in diese Art der Kontrolle, die im Fachjargon als „Umsatzsteuernachschau“ bezeichnet wird. Es sind in diesen Fällen sogenannte „Kontrollmitteilungen“ anderer Finanzämter, die den Betreffenden den Besuch der Prüfer bescheren. Werden nämlich bei Geschäftspartnern, Kunden oder Lieferanten verdächtige Sachverhalte festgestellt, so verschickt deren Finanzamt entsprechende Mitteilungen an die Finanzämter der anderen Beteiligten.
Aber auch ein ungewöhnlich hoher Vorsteuerabzug in der eigenen Voranmeldung kann die Umsatzsteuernachschau auslösen. Es braucht also nicht viel, und schon steht ein Prüfer vor der Tür.
Besonders oft nehmen die Prüfer auch Firmengründer ins Visier, insbesondere, wenn hohe Vorsteuerguthaben entstehen. Da den hohen Vorsteuerbeträgen gerade in der Gründungsphase eines Unternehmens in der Regel häufig nur vergleichsweise geringe Umsätze gegenüberstehen, ergeben sich in der Folge nicht selten größere Steuererstattungen, was natürlich das Misstrauen der Finanzbeamten weckt. Hier wird daher kontrolliert, ob die Firma tatsächlich existiert, ob die angeschafften Wirtschaftsgüter wirklich vorhanden sind und betrieblich genutzt werden.
Ihren Besuch können Ihnen die Prüfer zu den üblichen Geschäftszeiten jederzeit ohne Ankündigung abstatten. Rein rechtlich dürfen Sie den Finanzamtsprüfern zwar den Zutritt zu Ihren Geschäftsräumen verweigern, praktisch dürfte es sich jedoch in der Regel empfehlen, die Prüfer gewähren zu lassen, da Sie sonst den Verdacht auf sich ziehen, etwas zu verheimlichen. Die Folge wären weitere Prüfungs- und Kontrollmaßnahmen.
Sollten Sie Besuch vom Finanzamt erhalten, sichern Sie sich am besten umgehend fachkundigen Beistand indem Sie unverzüglich Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt informieren. Allerdings dürfen die Prüfer bereits vor dem Eintreffen Ihres Beraters mit der Umsatzsteuernachschau beginnen.
Dr. Andreas Reiter, Steuerberater Commerz Kontor
Vorzulegen sind alle umsatzsteuerrelevanten Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, E-Rechnungen und Dateien des laufenden Jahres. Mitnehmen dürfen die Prüfer ohne Ihre Einwilligung allerdings nichts. Auch die Privatsphäre bleibt gewahrt, denn Zutritt zur privaten Wohnung kann ein Prüfer nur im Ausnahmefall verlangen. Auch Mitarbeiter dürfen nur mit Zustimmung des Unternehmers befragt werden.
Werden im Rahmen der Umsatzsteuernachschau „Ungereimtheiten“ festgestellt, drohen Umsatzsteuernachzahlungen und es schließt sich nahtlos eine Umsatzsteuersonderprüfung, schlimmstenfalls sogar ein Steuerstrafverfahren an.
Da es für diese Form der Prüfung keine Ankündigung gibt haben Sie keine Chance sich darauf vorzubereiten. Sorgen Sie daher rechtzeitig für eine ausreichende Dokumentation, mit der sich komplexe Sachverhalte erklären lassen. Wappnen Sie sich gegen unliebsame Überraschungen durch die qualifizierte laufende Betreuung Ihrer Buchhaltung durch einen Steuerberater und besprechen Sie mit ihm rechtzeitig Ihre Rechte und Pflichten sowie die richtige Verhaltensweise im Fall einer Umsatzsteuernachschau.
Hamburg, 10.06.2015
Dr. Andreas Reiter, Dipl. Sozw. Mareike Holst
E-Mail: reiter@commerz-kontor.de
COMMERZ KONTOR GMBH
