Es geht auch ohne Papierberge, aber selten ohne Kaffee. Foto: Pixabay
Was bei Fotos, Musik und Filmen schon lange gang und gäbe ist, lässt bei der Büroorganisation häufig noch auf sich warten: eine nahezu komplett digitale Verwaltung. Akten stapeln sich, Ablagefächer quillen über und nach wie vor werden viele Dokumente per Post verschickt. Dass die Zettelwirtschaft im Büro nicht nur aus ökologischer Sicht wenig Sinn macht, sondern auch Arbeitsprozesse unnötig verkompliziert, weiß Andrea Kaden, Inhaberin von Zeitgewinn Hamburg und hei. Seminaranbieterin. In ihren Workshops gibt sie Unternehmern Hilfestellung bei der Umsetzung eines papierlosen Büros. Uns hat sie im folgenden Gastbeitrag ein paar interessante Tipps verraten, wie man mit einfachen Tricks dem Papierkrieg ein Ende setzt.
Organisationsexpertin Andrea Kaden von Zeitgewinn Hamburg. Foto: Ralf Westphal
1. Reduzieren
Zunächst sollten Sie Ihre Ziele formulieren und eine kleine Status Quo-Analyse in puncto Papierverbrauch machen. Wo stehen Sie und Ihre Mitarbeiter? Welche Kunden und Lieferanten müssen Sie in Ihr Vorhaben mit einbeziehen? Danach geht es erst an die tatsächliche Reduktion. Sichten Sie alle im Büro vorhandenen Ordner und Papiere und misten Sie gnadenlos aus. In der Regel wird immer zu viel aufgehoben. Alles, was aufgrund von Aufbewahrungspflichten bleiben muss, packen Sie in beschriftete Kartons und räumen Sie diese aus Ihrem Sichtfeld.
Nehmen Sie sich auch die Papiere vor, die sich auf und um den Schreibtisch herum befinden. Fragen Sie sich, warum die Informationen in dieser Form vorliegen und wie Sie diese künftig elektronisch darstellen können (s. Tipp 2).
2. Minimieren
Analysieren Sie schon während des Aufräumens alle externen und internen Papierquellen, um diese anschließend konsequent zu beseitigen. Um die Papierflut von außen klein zu halten, sollte Sie Folgendes berücksichtigen:
- Bitten Sie alle Geschäftspartner z. B. Angebote und Rechnungen nur noch digital zu schicken.
- Bestellen Sie konsequent Werbung ab, die Sie per Post erhalten.
- Überlegen Sie genau, ob Sie nicht-digitale Zeitungsabonnements wirklich regelmäßig nutzen oder ob Sie sich einfach nur dann ein Exemplar kaufen, wenn Sie wirklich Zeit und Muße zum Lesen haben.
Hinterfragen Sie bei internen Papierquellen, ob Dokumente ausgedruckt werden müssen und machen Sie sich mit den Alternativen vertraut. PDFs lassen sich leicht mit der Software PDF Expert bearbeiten, auch an mobilen Geräten.
Drucken Sie keine Kopien von Unterlagen aus, die Sie elektronisch versendet haben, sondern sorgen Sie für eine vernünftige elektronische Ablage inklusive regelmäßiger Datensicherung.
Für ToDo-Listen empfehlen sich Apps wie Wunderlist, WeDo oder Todoist. Notizen sind gut aufgehoben in Evernote, OneNote oder Bear. Damit haben Sie Ihre Listen und Notizen auf dem Smartphone immer dabei und können sie jederzeit im Team teilen.
3. Digitalisieren
Wenn Sie weitestgehend papierlos arbeiten möchten, ist es wichtig, auf eine gute technische Hardware zu setzen. Je nach Arbeitsweise macht ggf. ein zweiter oder größerer Monitor Sinn, damit mehrere Anwendungen parallel genutzt oder Texte am Monitor besser gelesen werden können.
Auch wenn Sie Ihrerseits alles tun, um Papier zu minimieren, wird sicherlich immer noch ab und an eine Rechnung, ein Vertrag oder Behördenpost in Papierform eingehen. Scannen Sie diese und achten Sie dabei auf eine Texterkennung (OCR). Bei Aufbewahrungspflicht kommt die Papierversion einfach in einen Ordner oder Karton (mit Jahreszahl beschriftet), aber ohne große Sortier-Mühe. Ihre Arbeitsgrundlage sind die elektronischen Dokumente. Wenn Sie viel scannen müssen, ist der Fuijtsu iX 500 ein prima Scanner, geeignet für jedes Betriebssystem. Müssen Sie nur ab und an einen Scan erstellen, genügt eine App auf Ihrem Smartphone, z. B. Scanner Pro von Readdle.
Andrea Kaden gibt regelmäßig Seminare, die hei.scheckheft Besitzer vergünstigt besuchen können. Die nächsten finden im September statt. Mehr Infos zum hei. Seminar „Die Organisation des papierlosen Büros“ findet Ihr hier, den Antrag für das hei.scheckheft hier.
