Dipl. Sozw. Mareike Holst von der Steuerberatungsgesellschaft Commerz Kontor
Seit der Gesetzgeber 2014 den Finanzämtern die Waffe „Lohnsteuer-Nachschau“ an die Hand gegeben hat, müssen Sie als Firmenchef zunehmend mit unangekündigten Kontrollen rechnen.
Anders als bei den herkömmlichen Betriebsprüfungen, die zuvor angemeldet werden müssen, räumt der Gesetzgeber der Finanzverwaltung hier analog zur „Umsatzsteuer-Nachschau“ umfangreiche Rechte ein, indem Kontrolleure unangekündigt Ihren Betrieb während der Geschäfts- und Arbeitszeiten betreten und Einsicht in Ihre Lohnunterlagen nehmen dürfen.
Sollten Sie unerwarteten Besuch vom Prüfer erhalten, sichern Sie sich am besten sofort fachkundigen Beistand und informieren Sie unverzüglich Ihren Steuerberater.
Der Prüfer darf sofort mit der Lohsteuer-Nachschau beginnen und muss nicht einmal auf das Eintreffen Ihres Steuerberaters warten. Er kann in alle beruflich oder gewerblich genutzten Räume gehen, auch ins häusliche Arbeitszimmer. Rein private Räume sind allerdings tabu. Außerdem darf der Prüfer Ihre Geschäftsräume weder durchsuchen noch Ihre Unterlagen beschlagnahmen.
Die Prüfer kontrollieren, ob Lohn und Gehalt korrekt abgerechnet und versteuert sind, ob die Lohnkonten richtig geführt sind, den Aufzeichnungspflichten nachgekommen wird und die Belege vorliegen. Sie dürfen Arbeitgeber wie Mitarbeiter befragen sowie Auskünfte über Art und Höhe ihrer Einkünfte von den Beschäftigten fordern.
Sie und Ihre Mitarbeiter sind zur Mitwirkung verpflichtet. Stellen Sie dem Prüfer die geforderten Unterlagen unverzüglich zur Verfügung und geben Sie Auskunft, denn bei Verzögerungen kann der Prüfer „Geldstrafen“ von mindestens 2.500 Euro verhängen.
Oft werden die Kontrolleure fündig: Sie monieren, dass Grenzen für steuerfreie oder
-begünstigte Zahlungen, für Sachzuwendungen wie Tankgutscheine und Kita-Zuschüsse oder Geschenke an Mitarbeiter und Kunden überschritten werden. Die Ermittlung des geldwerten Vorteils aus der Nutzung von Geschäftswagen für Privatfahrten führt ebenfalls oft zu Diskussionen. Legen Sie keine aussagekräftigen Dokumentationen oder Belege bzw. ein ordentliches Fahrtenbuch vor, droht eine Lohnsteuernachzahlung.
Dr. Andreas Reiter, Steuerberater Commerz Kontor
Heikel wird es, wenn die Lohnsteuer-Nachschau neue Fragen aufwirft und der Prüfer steuerliche Unregelmäßigkeiten vermutet oder Fehler im Steuerabzug entdeckt. Denn dann darf er nahtlos zur umfangreichen Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen. Einer Prüfungsanordnung bedarf dies nicht mehr. Es reicht wenn der Prüfer Sie schriftlich darauf hinweist, dass eine Lohnsteuer-Außenprüfung anschließt und schon werden Ihre Lohn- und Gehaltsunterlagen für mehrere Jahre auf Herz und Nieren geprüft.
Oft werden die Prüfer durch eine kurze Kontrollmitteilung oder Buchungsfehler vergangener Jahre auf den Plan gerufen. Vorrangig dient die Lohsteuer-Nachschau dazu, Schwarzarbeit aufzudecken sowie die Scheinselbständigkeit zu bekämpfen. Besonders im Fokus stehen daher die Baubranche, Industriebetriebe und Betriebsneugründungen. Zudem stehen Betriebe mit vielen Aushilfen und Minijobbern im Focus, denn Fehler sind hier seit Einführung des Mindestlohns schnell gemacht.
Für die Abführung der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und der Kirschensteuer haften Sie als Firmeninhaber. Achten Sie daher akribisch darauf , dass steuerlich relevante Zahlungen von Ihrer Lohnbuchhaltung exakt erfasst und sauber dokumentiert werden und besprechen Sie das Szenario der Lohnsteuer-Nachschau mit Ihrem Steuerberater. Denn anders als bei einer routinemäßigen Lohnsteuerprüfung, die der Fiskus zuvor ankündigen muss, bleibt bei einer Nachschau mit anschließender Außenprüfung keine Zeit, sich vorzubereiten und die Unterlagen auf Vordermann zu bringen.
Große Sorgfalt und gute Vorbereitung sind nicht zuletzt auch deshalb entscheidend, weil mit dem Erscheinen des Finanzbeamten eine strafbefreiende Selbstanzeige nicht mehr möglich ist.
Hamburg, 29.07.2015
Dr. Andreas Reiter, Dipl. Sozw. Mareike Holst
E-Mail: reiter@commerz-kontor.de
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