“IT von Anfang der Gründung an mitdenken und einplanen” – das rät IT-Expertin Gerlinde Suling beim hei.gründerfrühstück. Foto: hei. Hamburger ExistenzgründungsInitiative
Gründer sollten abwägen, wie viel Zeit und Geld sie in die IT investieren können und wollen
Der PC oder Laptop steht schon bereit, ein Drucker mit Scan-Funktion ist schnell besorgt, ein Telefon hat man sowieso immer dabei. Fertig ist das Homeoffice, mag manch Gründer denken und hakt das Thema IT gedanklich erst einmal ab. Dass es doch nicht ganz so einfach ist, erklärt IT-Expertin Gerlinde Suling, die uns beim hei.gründerfrühstück besucht hat. Denn: Eine kluge IT-Struktur ist die Basis eines erfolgreichen Unternehmens. Sulings drei Faustregeln für Gründer:
- Mitwachsen: Die jeweilige IT muss sich dem Business anpassen und skalieren können
- Mitmachen: Das eigene IT-Know-how kennen und anwenden, aber wissen, wann man besser in externe Ressourcen investieren sollte
- Mitdenken: IT-Leistungen von Anfang an im Businessplan berücksichtigen
Wir haben Sulings wichtigste IT-Themen und -Tipps in der Gründungsphase zusammengestellt.
Das Betriebssystem – Eine Glaubens (und Budget-) Frage
Microsoft oder Apple? Oder gar Linux? Bei diesen Fragen scheiden sich die Geister, denn jede Option hat ihre Vor- und Nachteile. Gründer sollten sich daher zunächst immer fragen, wo der Schwerpunkt der Nutzung liegen wird.
Kreative wie Designer oder Architekten fühlen sich traditionell mit Apple wohl. Seine Produkte sind hochwertig verarbeitet, langlebig, pflegeleicht und deutlich sicherer aufgrund des Closed-Shop-Systems. Auch kommt es seltener zu Abstürzen. Diese Vorzüge haben jedoch auch ihren Preis.
Windows kann mit einer breiten Produktpalette besonders für Serverapplikationen und Firmennetzwerke punkten. Das System lässt sich individuell zusammenstellen und ist vor allem in den unteren Geräteklassen preiswert. Zudem stellt Microsoft viele kostenlose Programme bereit. Nachteil: Immer neue Versionen mit unterschiedliche Oberflächen verhageln die Nutzerfreundlichkeit. Zudem ist das System deutlich instabiler als die Konkurrenz und Nutzer plagen sich häufiger mit Abstürzen herum. Auch werden Windows-Systeme häufiger gehackt, was durch kostenpflichtige Virenprogramme aufgefangen werden muss.
Weniger populär, aber für einige Branchen und Anwender eine Überlegung wert, ist ein Betriebssystem von Linux. Die Vorteile: Es ist kostenlos und bietet eine vergleichsweise hohe Sicherheit. Die Nachteile: Die Software-Auswahl ist deutlich begrenzt – z. B. werden keine Profi-Programme von Adobe wie Photoshop unterstützt. Außerdem ist Linux in der Anwendung komplexer und daher nichts für IT-Neulinge.
Hardware – Auch gebrauchte Rechner in Betracht ziehen
Bei der Wahl der Hardware gilt ebenfalls: Immer die Nutzungsszenarien im Blick behalten. Ein Notebook ist zwar teurer als ein Desktop-PC, dafür aber mobil und platzsparend. Ein Tablet sieht zwar gut aus bei Kundenterminen, ist aber nichts für längeres, professionelles Arbeiten. Generell sollten Gründer mit schmalem Geldbeutel Gebrauchtrechner als Option in Betracht ziehen. Die Angebote sind je nach Anbieter durchaus lohnenswert.
Software – Großes Sparpotential mit Second-Hand-Lizenzen und Freeware
Zum Gründer-Basispaket in Sachen Software gehört ganz klar ein solides Office-Paket mit E-Mail Programm. Darüber hinaus empfiehlt sich für Unternehmer mit einem größeren (werdenden) Kundenstamm ein Programm zur Verwaltung von Adressen- und Kontakten (CRM/XRM-Systeme). Ebenso lohnen sich Programme für die Büroorganisation, wie z. B. das Erstellen von Rechnungen, der Buchführung oder Banktransaktionen. Jeder Gründer sollte vorab immer prüfen, was wirklich notwendig ist, um unnötige Kosten zu vermeiden.
Nicht zu vergessen: Das Thema Sicherheit. An Antiviren-Programmen sollte nicht gespart werden (s. auch Datensicherheit). Bei der Anschaffung gibt es verschiedene Optionen. Neben einem Neukauf also auch Leasing, Second-Hand-Lizenzen oder auch kostenlose Programme, jedoch mit oftmals eingeschränkter Funktion und Kompatibilität (z. B. Libre Office (Office) Thunderbird (E-Mail), GIMP (Bildbearbeitung).
Datenspeicherung in der Cloud – Praktisch, aber oft mit Abstrichen beim Datenschutz
Räumlich unabhängiges Arbeiten mit einer internetbasierten Cloud bietet für Gründer viele Vorteile. Größere Investitionen für eine lokale IT-Infrastruktur für Speicherplatz oder Rechenleistung fallen weg. Zudem stellen Cloud-Anbieter technische Ressourcen auf höchstem Niveau zur Verfügung. Auf der anderen Seite begibt man sich über die Bindung an einen Anbieter in eine Abhängigkeit – auch in puncto Datenschutz. So ist der Standort der Server und somit der Aufbewahrungsort der Daten nicht unerheblich. Je nach lokalen Datenschutzbestimmungen sind Zugriffe auf Daten seitens des Anbieters oder gar Dritter möglich.
Datensicherung – Ein Muss für jedes Unternehmen
Der Verlust von Daten ist für Unternehmer der Super-GAU. Oft unterschätzt, aber im Ernstfall unbezahlbar: eine solide Datensicherung. Angefangen bei Passwörtern, die etwas kreativer sind als „hallo123“ bis hin zu einer wertigen Antiviren-Software sowie einer durchdachten Back-up-Strategie. So sollte bestenfalls die 3-2-1-Regel befolgt werden: 3 Kopien aller kritischen Daten auf mindestens 2 unterschiedlichen Medien, 1 davon offsite gelagert. Das kosten in der Regel Zeit und Geld, ist aber besonders für Unternehmen – egal welcher Größe – unerlässlich.
