Jede Gründung, jede Selbstständigkeit und jede Idee ist immer nur so gut wie das Team, das dahintersteht. Gemeinsam wird hart gearbeitet, also sollte auch Zeit und Geld da sein, um gemeinsam zu feiern und Spaß zu haben. Firmenevents wie Teambuilding-Veranstaltungen und Parties für Mitarbeiter sind deshalb eine beliebte Maßnahme, um den gemeinsamen „Gründergeist“ und das gegenseitige Kennenlernen zu fördern. Wer seine Firmenfeiern oder -reisen richtig plant, kann die Ausgaben hierfür noch dazu weitgehend von der Steuer absetzen.
Es gibt zum Beispiel Seifenkisten Grand-Prix als Teamevent, Kochevents, Drachenbootrennen oder Hafenrundfahrten mit anschließender Kiez-Tour.
Mal selbst organisiert, mal wird bei Spezialanbietern gebucht, oft Pakete mit Funsportarten und Teambuilding-Kursen. Ob nun internes Konzept oder externe Dienstleistung, derartige Veranstaltungen kosten Geld.
Welche Firmenevents sind steuerlich absetzbar?
Steuerlich absetzbar sind nur die Firmenevents, die allen Mitarbeitern des Betriebes oder einer Abteilung offenstehen, nicht aber Belohnungen nur für ausgewählte Beschäftigte. Man muss genau rechnen, damit für die eigenen Mitarbeiter keine Kostenbelastung entsteht. Denn nur bis zum Freibetrag von insgesamt € 110 und maximal zwei Veranstaltungen im Jahr ist diese Zuwendung lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Zu berücksichtigen sind alle Kosten, die für das Event entstanden sind, wie z. B. Reisebus, Saalmiete, Catering, DJ bis zu den Geschenken, die auf dem Event die Kollegen verteilt werden. Die Summe der Kosten wird durch die Anwesenden geteilt. Begleitpersonen, wie z.B. Lebensgefährten, werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet.
Liegen die Aufwendungen z. B. bei € 60 pro Kopf, so entfallen € 120 auf den Beschäftigten, der mit Partner teilnimmt. Das sind € 10 über dem Freibetrag, auf die dann der Mitarbeitern Lohnsteuer und Sozialversicherung zu zahlen hat. Es sei denn, man macht von der Pauschalbesteuerung Gebrauch. In diesem Fall übernimmt man eine pauschale Lohnsteuer in Höhe von 25% für den Mitarbeiter.
Wer gemeinsam arbeitet, sollte auch gemeinsam feiern: Firmenevents sind steuerlich absetzbar. Foto: mediaserver.hamburg.de/ Drei Wünsche
Wie reduziert man die Gesamtkosten?
Damit die Gesamtkosten nicht über die Grenze von € 110 pro Mitarbeiter kommen, kann man seine Mitarbeiter auch an den Kosten des Firmenevents beteiligen, z. B. durch Anreise in Eigenregie. Um die Kostenbeteiligung der Beschäftigten bzw. die pauschale Lohnsteuer durch den Arbeitgeber möglichst gering zu halten, kann auch ein Teil der Veranstaltung als Fortbildung, etwa ein Fachseminar oder Teamentwicklungsprojekt, durchgeführt werden. Eine Fortbildung ist als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar und außerdem für die Mitarbeiter komplett steuer- und abgabenfrei. Bei einer Kombination von Betriebsfest und Fortbildung müssen die Anteile allerding klar getrennt und dokumentiert werden, damit die gesamten Kosten der Fortbildung steuerlich anerkannt werden. Hier ist es ratsam einen genauen Zeitplan aufzustellen und darauf zu achten, dass die Rechnungen für das Betriebsfest und die Fortbildung einzeln ausgestellt sind.
Eine detaillierte Planung ist wichtig
Wichtig ist: Die finanziellen Details der Veranstaltung müssen geschickt geplant werden und im Vorfeld muss klar sein, ob die Ausgaben sich tatsächlich komplett absetzen lassen und die Vorsteuer zum Abzug gebracht werden darf. Die Freigrenze von 110 EUR pro Mitarbeiter muss genau eingehalten werden, damit im Nachhinein keine bösen Überraschungen entstehen. Fragen zu den Details lassen sich auch mit einem Experten klären, insbesondere dann, wenn eine Fortbildung mit einem Mitarbeiter-Event kombiniert werden soll.
Quelle: Dr. Andreas Reiter, Dipl. Sozw. Mareike Holst, Email: reiter@commerz-kontor.de.
