Viele Unternehmen müssen bis spätestens Ende 2016 ihre Kassen nachrüsten. Denn ab dem 1. Januar 2017 müssen Registrierkassen getätigte Buchungen elektronisch auslesbar abspeichern (“Gläserne Registrierkasse”). Konkret heißt das, dass jede elektronische Kasse in der Lage sein muss, alle Entstehungsdaten fälschungssicher zu dokumentieren. Grund sind die GoBD – die vom Bundesfinanzministerium erlassenen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Vor allem im Einzelhandel und in der Gastronomie tätige Unternehmen, die mit großen Mengen Bargeld hantieren, sind hiervon betroffen. Gerade Gründer, die in diesen Bereichen selbstständig sind oder eine Selbständigkeit planen, stehen bei diesem Thema jedoch vor einer Menge Fragen. Um ein wenig Licht ins Dunkel zu bringen, haben wir mit Christoph Brem, Geschäftsführer der Inventorum GmbH, über die „Gläserne Registrierkasse“ gesprochen.
Weiß über die gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme Bescheid: Christoph Brem, Geschäftsführer der Inventorum GmbH
Unternehmer, die mit viel Bargeld hantieren, reden momentan häufig von der “Gläsernen Registrierkasse”. Sie müssen spätestens jetzt ihr Kassensystem überprüfen und ggf. erneuern. Herr Brem, erklären Sie bitte, was dahinter steckt und was das Ziel dieser Änderung seitens der Finanzverwaltung ist?
Seit längerem legen Finanzbehörden zunehmend den Fokus der Überprüfung auf Registrierkassen. Im Rahmen der Betriebsprüfungen wird sehr detailliert die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung in den Blick genommen. Betroffen sind davon insbesondere der Einzelhandel und die Gastronomie. Denn hier fallen der Bargeldfluss und damit einhergehend der Verdacht auf Ungereimtheiten am intensivsten aus. Tritt dies nach Einschätzung der Betriebsprüfer ein, wird die Prüfung sehr schnell detaillierter. Die Beweislast liegt dann beim Geschäftsinhaber, dass alles ordnungsgemäß geführt wurde. Und wenn dies nicht nachgewiesen werden kann, kommt es zu Schätzungen seitens der Behörden, die meist in Nachzahlungen münden oder sogar zur Einleitung eines Strafverfahrens führen können. Mit den ab 1. Januar 2017 in Kraft tretenden Regelungen wird es unabdingbar sein, eine den Vorgaben unstrittige Kassen- und Buchführung vorweisen zu können.
Welche Voraussetzungen muss so ein neues Kassensystem zukünftig konkret erfüllen?
Die GoBD führen ein Mindestmaß an Regelungen und Standards ein, um eine schnelle und einheitliche Prüfung der Buchhaltung zu ermöglichen. Zum 1. Januar 2017 endet die Übergangsfrist. Eine manuelle Kassenführung ist dann zwar immer noch zulässig, aber den GoBD Vorgaben folgend entsprechend aufwendig. Sobald Strom in der Kasse fließt, wird es verbindliche Pflicht, ein Kassensystem zu führen, das alle steuerrelevanten Daten, sprich Kasseneingaben und -ausgaben bzw. jegliche Einzelumsätze elektronisch speichert. Im Detail heißt das: Die Umsätze müssen täglich vollständig nachprüfbar sowie nachvollziehbar aufgezeichnet werden, und mindestens über einen Zeitraum von 10 Jahren unveränderbar speicherbar sein. Im Zuge der GoBD wird es zudem wichtig sein, entsprechende Daten immer zeitnah zu erfassen, maschinell auswertbar und unverzüglich lesbar zu machen sowie vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Daneben ist in den GoBD noch eine sogenannte Verfahrensdokumentation festgelegt, die die ordnungsgemäße Führung darlegt sowie Abrechnungsprogramm und -verfahren aufführen soll. Damit kann sich ein Dritter im Falle einer Prüfung besser in das ihm vorliegende System einarbeiten.
Worum muss ich mich also genau kümmern?
Da nicht mehr viel Zeit bleibt, sollten Einzelhändler und Gastronomen umgehend ihr vorhandenes Kassensystem hinsichtlich der anstehenden Regelungen überprüfen.
Gegebenenfalls ist eine Nachrüstung ausreichend. In den meisten Fällen muss jedoch ein neues elektronisches Kassensystem angeschafft werden. Bei einer Neuanschaffung sollte man ein Kassensystem in Betracht ziehen, das einen in allen buchhalterischen Angelegenheiten umfassend unterstützt und gleichzeitig für die Zukunft Bestand hat. Dabei ist wichtig zu beachten, dass nicht nur die finanzamtsrechtlichen Themen wichtig sind, sondern sich der Einzelhandel auch auf neue Prozesse einlässt, die in Verbindung mit dem E-Commerce entstehen und die wiederum Einfluss auf Umsätze und entsprechende Dokumentation haben werden. Als Beispiel sei nur Click-und-Collect genannt, wo der Verkauf im Webshop getätigt, das Produkt aber im Laden abgeholt wird.
“Gläserne Registrierkasse”: Umsätze müssen täglich vollständig nachprüfbar sowie nachvollziehbar aufgezeichnet werden.
Was könnte passieren, wenn ich mich nicht rechtzeitig gekümmert habe? Mit welchen Folgen muss der Unternehmer ggf. rechnen?
2017 läuft die Übergangsfrist aus. Sollte man also ab 2017 keine ordnungsgemäße Buchführung vorweisen können, kann, wie oben beschrieben, die Finanzverwaltung diese verwerfen und Umsätze schätzen. Ob dies eintritt, wird daran bemessen, ob es trotz Mängel möglich ist, innerhalb einer vorgegebenen Zeit die Bilanzen nachvollziehbar überprüfen zu können oder nicht. Auch wenn formelle Mängel noch kein Anlass sind, können sie Betriebsprüfer aufhorchen lassen und den Stein des Anstoßes für weitere Überprüfungen liefern. Die Gefahr liegt wie gesagt in der Beweispflicht des Händlers.
Müssen Unternehmer zukünftig mit weiteren Änderungen rechnen? Wie kann man sich am besten darauf vorbereiten? Was ist ihre persönliche Empfehlung?
Da es in der Vergangenheit Systeme mit versteckten Funktionen gab, Daten unerkannt zu löschen oder zu ändern, sieht das Finanzamt in elektronischen Kassen weiterhin ein hohes Manipulationspotential verankert. Daher hat das Bundesministerium für Finanzen im Juli 2016 einen weiteren neuen Gesetzesentwurf zur elektronischen Kassenführung veröffentlicht. Jenes Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen, das am 1. Januar 2020 in Kraft treten soll, führt eine zertifizierte, technische Sicherheitseinrichtung ein, die Manipulationen an elektronischen Kassen verhindern soll. Entgegen manchen Vermutungen hebt dies aber nicht die Anforderungen für den 1. Januar 2017 auf, sondern verschärft diese. Gerade deshalb ist es enorm wichtig, bei einer Neuanschaffung jetzt auch auf die Upgrade-Möglichkeiten solcher oder ähnlicher Anforderungen in der Zukunft zu achten.
Wir bedanken uns herzlich für das Gespräch!
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Über INVENTORUM
INVENTORUM macht Einzelhändlern den Ein- bzw. Umstieg leicht, übernimmt alle relevanten Prozesse, macht Kassensysteme GoBD-konform und fit für die Zukunft. Vom Erfassen der Einnahmen über die Belegerstellung bis hin zur digitalen Aufbewahrung unter Vorgabe des gesetzlichen Rahmens sowie innerhalb des vorgeschriebenen Zeitraums ‒ jeder Geschäftsvorfall, ob online oder offline, wird über die iPad-Kasse erfasst und erscheint, mit allen vorgeschriebenen und erforderlichen Informationen versehen, im Umsatzbericht und wenn nötig auch direkt im integrierten Kassenbuch. Zudem unterstützt INVENTORUM bei allen weiteren Belangen rund um die GoBD-konforme Buchführung. Tagesabschlüsse, Live-Berichte sowie Umsatz- und Bestsellerberichte können jederzeit und mit nur wenigen Klicks eingesehen und kinderleicht als Excel-Datei exportiert werden, was die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ungemein erleichtert. Hat man sich für ein neues Kassensystem entschieden, sollte man etwas Zeit für die Einrichtung und Übertragung der Daten einplanen und ggf. seine Mitarbeiter schulen. Die Einrichtung des INVENTORUM-Systems geht, dank Excelvorlage und Massenimport, leicht von der Hand. Hauptziel ist es, das System von INVENTORUM so intuitiv und einfach zu gestalten, dass auch nicht-technikbegeisterte Nutzer ohne großen Trainingsaufwand direkt loslegen können. Der Support unterstützt jedoch wo er kann und steht bei Fragen jederzeit zur Verfügung.
