Kurz nach der Gewerbeanmeldung meldet sich das Finanzamt mit dem “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”. Foto: INGimage
Gewerbeamt, Finanzamt, Berufsgenossenschaft: Sobald man den Schritt in die Selbstständigkeit wagt, kommen einige Behördengänge und bürokratische Aufgaben auf einen zu. Vor allem die “Angst” vorm Finanzamt und die Sorge um das Thema Finanzbuchhaltung und Steuern allgemein ist oft ausgeprägt. Mit den von unserem Partner CommerzKontor zur Verfügung gestellten Tipps geben wir Euch an die Hand, worauf ihr während der Gründungsphase achten solltet.
Darauf solltet ihr während der Gründungsphase achten
Bereits kurze Zeit nachdem Ihr Euer Gewerbe angemeldet habt, wird sich das Finanzamt mit dem „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ bei Euch melden. Falls ihr hingegen mit einer freiberuflichen Tätigkeit startet, müsst ihr selbst aktiv werden und Euch den entsprechenden Fragebogen beim Finanzamt besorgen. Auf der Grundlage der Angaben, die ihr in diesem Fragebogen zu Eurem voraussichtlichen Gewinn macht, errechnet das Finanzamt Eure ersten Steuervorauszahlungen. Natürlich liegt es nahe, den voraussichtlichen Gewinn möglichst niedrig anzugeben, um die zu erwartende finanzielle Belastung gering zu halten. Da es von der Gründung eines Unternehmens bis zum Vorliegen des ersten Steuerbescheids mitunter jedoch zwei Jahre dauern kann, bringt diese Strategie ein junges Unternehmen nicht selten in ernsthafte wirtschaftliche Schwierigkeiten. Denn die Steuernachzahlungen für einen Zeitraum von zwei Jahren können dann auf einmal fällig werden und gerade bei positiver Geschäftsentwicklung werden die kumulierten Nachzahlungen besonders hoch sein. Junge Unternehmen geraten dadurch nicht selten in rnsthafte finanzielle Schwierigkeiten, wenn die Liquidität für diese Zahlungen dann nicht vorhanden ist.
Laufende Finanzbuchhaltung schützt vor Überraschungen bei der Steuernachzahlung
Schützen könnt Ihr Euch hiergegen am besten durch eine laufend und zeitnah erstellte Finanzbuchhaltung, die Euch stets verlässlich über die aktuelle Umsatz- und Gewinnentwicklung Eures Unternehmens informiert. Nehmt Euch zudem rechtzeitig vor Ablauf Eures Wirtschaftsjahres eine Prognose des zu erwartenden Jahresergebnisses vor und stellt fest, ob Eure Steuervoraus-zahlungen zu diesem Jahresergebnis passen. Falls ihr diese Berechnungen nicht selbst vornehmen könnt, sucht Euch rechtzeitig qualifizierte fachliche Unterstützung. Erkundigt Euch z.B. bei Eurem Steuerberater, ob und in welcher Höhe mit einer Steuernachzahlung zu rechnen ist und klärt mit ihm ebenfalls ab, ob er den Abgleich der Steuervorauszahlungen mit dem erwarteten Jahresergebnis für Euch vornehmen kann.
Mögliche Steuernachzahlungen schon bei der Finanzplanung berücksichtigen
Falls erforderlich kann bei dem Finanzamt eine Anpassung der von Euch zu leistenden Zahlungen (sowohl nach oben als auch nach unten) beantragt werden. Berücksichtigt die möglichen Steuernachzahlungen bei Eurer Planung und legt das Geld dafür nach Möglichkeit “auf die hohe Kante”. So seid ihr vor unangenehmen Überraschungen durch das Finanzamt bestens geschützt. Soweit ihr Zahlungen an das Finanzamt leisten müsst, tut das pünktlich. Denn selbst bei geringen Verspätungen sind bereits Säumniszuschläge fällig. Achtet auch darauf, dass sowohl Eure laufende Umsatzsteuer-Voranmeldung als auch die jährlich abzugebenden Steuererklärungen fristgerecht beim Finanzamt eingehen. Denn eine verspätete Abgabe der Erklärungen führt zur Festsetzung von Verspätungszuschlägen.
Belege müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Foto: INGimage
Ordnung – von Beginn an
Ordnet Eure Belege von Beginn an sorgfältig und chronologisch. Dies wird Euch im Nachhinein vieles erleichtern. Denkt daran, dass Ihr Eure Belege 10 Jahre lang aufbewahren müsst. Solltet Ihr überwiegend Bareinnahmen haben, so seid Ihr zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung verpflichtet. Führt deshalb von Beginn der Selbständigkeit an ein Kassenbuch. Ihr könnt das Kassenbuch durchaus manuell führen (Vordrucke sind im Schreibwarenhandel erhältlich) oder benutzt eine anerkannte Kassenbuch-Software. Passieren bei der Kassenführung Fehler, so bleibt dies – sofern Ihr keine laufende fachkundige Betreuung habt – in der Regel zunächst unbemerkt. Sollte das Finanzamt die Fehler dann aber im Rahmen einer „Kassennachschau“ oder „Betriebsprüfung“ feststellen, kann dies existenzbedrohende oder gar existenzvernichtende Steuernachzahlungen zur Folge haben. Betrachtet die Buchhaltung nicht nur als ein lästiges Übel, das Ihr für das Finanzamt ertragen müsst. Denn ganz im Gegenteil: Eine gutgeführte und organisierte Buchhaltung ist die wichtigste Informationsquelle über Eure finanzielle Situation.
Buchhaltung als Grundlage für Preiskalkulation und Gewinnermittlung
Nutzt die Informationen aus der Buchhaltung als Grundlage, um Euer Unternehmen zu steuern, für die Preiskalkulation und natürlich um laufend zu ermitteln, ob das Unternehmen unter dem Strich Gewinn macht. Denn als Unternehmer solltet ihr immer über die aktuelle finanzielle Situation Eures Unternehmens informiert sein.
Quelle: Dr. Andreas Reiter, Dipl. Sozw. Mareike Holst, Email: reiter@commerz-kontor.de.
