Steuerliche Fragen sind für alle Gründer relevant: Das Finanzamt hilft von Beginn an, diese Fragen zu klären. Foto: Thiébaud Faix via Unsplash
Egal ob als Freiberufler oder Gewerbetreibender: Um den Kontakt mit dem zuständigen Finanzamt kommt man im Gründungsprozess nicht herum. Und das ist auch gut so – denn das Finanzamt nimmt nicht nur die steuerliche Einordnung vor, es legt zum Beispiel auch fest, wann Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben sind und vergibt die Steuernummern. Als langjährige Partner der hei. kennen sich Franziska Menzel und Christian Hänchen bestens aus mit den Fragen und Stolperfallen, die Gründer in der Zusammenarbeit mit dem Finanzamt haben. Als Betriebsprüferin beim Finanzamt Hamburg-Oberalster bzw. als Referent bei der Finanzbehörde Hamburg haben wir sie zu genau diesen Themen befragt.
Mal ganz von vorn gedacht: Zu welchem Zeitpunkt der Gründung kommt das Finanzamt ins Spiel? Also konkret: Wann sollte ich mich als Gründer am besten an mein Finanzamt wenden?
Als Gründer kann ich mich jederzeit an mein Finanzamt wenden, insbesondere wenn ich mir nicht sicher bin, was und wann ich es tun soll. Für den Gründungsprozess ist es jedoch am besten, dass ich mich dann melde, wenn ich die Idee in die Tat umsetzen will. Die unternehmerische Tätigkeit beginnt, sobald ernsthafte Vorbereitungshandlungen getroffen werden. Wer eine gewerbliche, freiberufliche oder sonstige selbstständige Tätigkeit aufnimmt, hat das Finanzamt darüber zu informieren. Hierfür ist es notwendig, den sogenannten „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ vollständig auszufüllen und dem Finanzamt elektronisch zu übermitteln (z.B. über das Portal „Mein ELSTER“).
Eine frühzeitige und vollständige Übersendung des Fragebogens ermöglicht es dem Finanzamt, das Verfahren zur Erteilung einer Steuernummer zeitnah durchzuführen. Die Steuernummer benötige ich als Gründer u.a., um ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen, regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen einzureichen und Steuererklärungen abzugeben.
Wir möchten auch noch darauf hinweisen, dass Gewerbetreibende die Gründung außerdem umgehend dem zuständigen Bezirksamt anzuzeigen haben. Zuständig ist der Bezirk, in dem der Betrieb eröffnet wird.
Franziska Menzel arbeitet als Betriebsprüferin beim Finanzamt Hamburg-Oberalster und kennt Antworten auf die wichtigsten Fragen von Existenzgründern. Foto: Privat
Und was muss ich dem Finanzamt im Gründungsprozess vorlegen oder bereitstellen, wenn ich zum Beispiel wissen will, ob ich steuerlich gewerblich oder freiberuflich eingeordnet werde?
Die Einordnung der Tätigkeit in eine bestimmte Einkunftsart ist beispielsweise für die Anmeldung der Tätigkeit und für die Gewerbesteuerpflicht von Bedeutung. Die Abgrenzung richtet sich nach den Vorschriften des Einkommensteuergesetzes und wird vom zuständigen Finanzamt vorgenommen. Entscheidend ist die tatsächliche Art der ausgeübten Tätigkeit. Deshalb ist es wichtig, bereits im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung im entsprechenden Feld möglichst konkrete Angaben zu machen und eine aussagekräftige Tätigkeitsbeschreibung vorzunehmen. Spätestens mit der Veranlagung der ersten Steuererklärung wird das Finanzamt eine Zuordnung treffen und bei Bedarf noch einmal Rücksprache halten. Weitere Unterlagen, wie z.B. ein Businessplan, können dabei hilfreich sein. In strittigen Fällen ist zur abschließenden Klärung vielleicht auch eine Betriebsprüfung erforderlich.
Manche Gründungen haben ja auch verschiedene Schwerpunkte – und als Gründer ist man dann beispielsweise einerseits gewerblich, andererseits aber auch freiberuflich tätig. Was bedeutet das für meine Zusammenarbeit mit dem Finanzamt?
Wird neben einer freiberuflichen eine gewerbliche Tätigkeit ausgeübt, sind die beiden Tätigkeiten einkommensteuerlich entweder getrennt oder einheitlich zu behandeln. Eine einheitliche Tätigkeit liegt nur vor, wenn die verschiedenen Tätigkeiten derart miteinander verflochten sind, dass sie sich gegenseitig unlösbar bedingen. In dem Fall ist entscheidend, ob der gewerbliche oder der freiberufliche Teil prägend ist. Wenn zwischen den gewerblichen und freiberuflichen Betätigungen nur einige oder gar keine sachlichen und wirtschaftlichen Berührungspunkte bestehen – also eine gemischte Tätigkeit vorliegt -, sind die Betätigungen regelmäßig getrennt zu erfassen. In dem Fall habe ich mehrere Betriebe: Ich muss also mehrere Fragebögen zur steuerlichen Erfassung abgeben, erhalte verschiedene Steuernummern und muss meinen Gewinn getrennt erfassen.
Auch wenn ich bereits selbständig tätig bin und mich nun dazu entscheide, eine weitere Tätigkeit aufzugreifen, kann ein neuer Betrieb entstehen. Daher ist es wichtig, möglichst frühzeitig Kontakt zum Finanzamt aufzunehmen und möglichst genaue Angaben zu machen.
Für die Umsatzsteuer gilt aber: Ein Unternehmer kann immer nur ein Unternehmen haben. Das heißt in meiner Umsatzsteuererklärung habe ich immer die Vorgänge aus all meinen Betrieben und Tätigkeiten zusammengefasst zu berücksichtigen.
Christian Hänchen ist Referent bei der Finanzbehörde Hamburg und berät Existenzgründer bei Fragen zur Zusammenarbeit mit dem Finanzamt. Foto: Privat
Gibt es Dinge aus Sicht des Finanzamtes, die besonders häufig von Gründern versäumt werden, die aber für eine erfolgreiche Existenzgründung unverzichtbar sind?
Bereits im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung werden Zahlen zur erwarteten Geschäftsentwicklung abgefragt. Mit welchen Einkünften rechne ich? Von welchen Umsätzen gehe ich aus? Wie im gesamten Fragebogen, sind hier offene und realistische Angaben zu machen. Davon hängt z.B. ab, ob ich für mich die Kleinunternehmerregelung für die Umsatzsteuer in Anspruch nehmen darf oder ob das Finanzamt Vorauszahlungen für die Einkommen- und Gewerbesteuer festsetzen wird. Wenn das Geschäft richtig gut läuft, ist vielleicht mit einer Steuernachzahlung zu rechnen. Dann heißt es, das Geld dafür bei Seite zu legen oder die Vorauszahlungen anpassen zu lassen.
Das Steuerrecht kennt auch Sonderregelungen und Begünstigungen für kleine Betriebe. Wer sich frühzeitig Gedanken macht, kann womöglich davon profitieren. Deshalb raten wir – gerade in der Gründungsphase ‑, regelmäßig im Austausch mit dem Steuerberater des Vertrauens zu stehen und den Kontakt mit dem Finanzamt nicht zu scheuen.
Zum Schluss: Hat das Finanzamt noch ein paar Tipps für Gründer? Was gilt es unbedingt zu beachten?
Auch wenn es für viele Gründer Themen gibt, die ihnen anfangs näher am Herzen liegen: Steuerliche Fragen sind für alle Unternehmer von Bedeutung. Sie sollten daher nicht auf die lange Bank geschoben werden. Die Neugründungsstellen der Hamburger Finanzämter stehen für Fragen rund um die steuerliche Anmeldung der unternehmerischen Tätigkeit zur Verfügung. Hier können Existenzgründer auch erste Informationen über ihre weiteren steuerlichen Rechte und Pflichten erhalten.
Besonders möchten wir allen zukünftigen und aktiven Existenzgründern die dafür vorgesehene Broschüre der Steuerverwaltung Hamburg ans Herz legen. Dort erhalten sie zahlreiche Hinweise zu vielen der von uns bereits genannten steuerlichen Fachbegriffe, den verschiedenen Steuerarten, wichtigen Fristen, Kontaktdaten und zahlreiche andere wichtige Informationen. Sie ist kostenlos bei den Hamburger Finanzämtern und online erhältlich.
Abschließend noch der Tipp: Wer noch keine ELSTER-Registrierung unter www.elster.de vorgenommen hat, sollte dies so früh wie möglich in Angriff nehmen. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Umsatzsteuervoranmeldungen, Gewinnermittlungen und die Steuererklärungen von Gewerbetreibenden und Freiberuflern sind zwingend elektronisch zu übermitteln.
